プレゼンテーションデザインガイド: プレゼンテーションの情報を要約する方法

By Alysa Kaneko, Nov 06, 2019

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黙って見ているしかなかった、ダメダメなプレゼンテーション。いくつか思い浮かびますよね?

とは言え、誰でも一度や二度はそんなプレゼンテーションをしたことがあるでしょう。私もそうです。

共通点はこうです:無駄に長い、文字が多い、そして視覚的な補助が全く無い。

こんなプレゼンテーションは恐ろしいほどつまらないし、見ていて苦痛ですよね。

 

 

次に作るあなたのプレゼンテーションがこうならないためには、どうしたら良いのでしょうか?

文字数は少なく、視覚的な補助は多く

デイビッド・パラディの年間プレゼンテーションアンケートによれば、イライラするプレゼンテーションの特徴トップ3はこちら:

  1. 話し手がスライドを読んでいる
  2. 文章が連なったスライド
  3. 小さすぎて読みづらい文字

この三つのイライラポイントに共通することは、文字です。 聞き手は、プレゼンテーションのスライドデッキに出てくる文字に厳しいんです。

過去数年間に渡ってイベントで話をさせてもらう中で、オーディエンスの評価が良かったプレゼンテーションは、文字の代わりに視覚的な補助が多く取り入れられたものばかりでした。

スライドデッキに視覚的な補助をたくさん加えると、オーディエンスの関心がより高まり、たくさんの質問をしてくれて、私の話がより記憶に残ったようでした。

このような経験をしたのは私だけではありません。 最近、400人近くの演説者に彼らのプレゼンテーションのデザインについてのアンケートを行ったところ、84.3%の人がかなり視覚的なプレゼンを作っていたことがわかりました。

大いに視覚的なプレゼンテーションの良い例と言えば、AirBnBのアイコニックなピッチデックデザインがあります。これらのスライドには一枚40ワード以下の文字しか含まれていません。話し手の台本をスライドで繰り返す代わりに、キーワードや大きな数字、そしてアイコンでインパクトを与えています:

 

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このプレゼンテーションテンプレートを編集する方法を学ぶ:

 

airbnb presentation template venngage

あなたのプレゼンテーションをレベルアップさせるために、上の例のような、視覚的な部分にフォーカスしたプレゼンテーションを作成するプロセスを紹介します。

このプロセスを私たちのプロフェッショナルなプレゼンテーションテンプレートに適用して、ユニークなプレゼンテーションを簡単に作れます!私たちのオンラインプレゼンテーションメーカーツールでテンプレートの編集もラクラクできちゃいます。私がこの数年の間で数え切れないほどの仲間や同僚、そして見知らぬ人たちに向けてプレゼンテーションをしてきた中で学んだ、プレゼンテーションをデザインする上でのコツをみなさんと共有したいと思います。

まずは、長い文章を要約するために最も重要なステップを紹介し、その後にスライドデッキをもっと視覚的にするためのコツについて紹介していきます。

プレゼンテーションの情報を要約(そして整理)する方法

  1. プレゼンテーションの核となる考えを決めて、それを周りから固めるようにプレゼンテーションを構成する

デイビッド・パラディのアンケート結果から分かるように、オーディエンスはプレゼンテーションが長い場合は特に、文字数やデータの量が多くなりすぎると圧倒されてしまいます。

 

GIPHYより
 

ですからホワイトペーパーレポート、論文などとは違い、一つのプレゼンテーションで複雑な考えをたくさん伝えることには無理があるでしょう。

それがプレゼンテーションの目的になってしまうと、悲惨な結果に…

代わりに、オーディエンスにこれだけは伝えたいとい考え・メッセージを一つだけ選んで、その周りを固めるようにプレゼンテーションを構成していきましょう。

その核となる考えを特定することで、プレゼンテーションに含まれるすべての文字やビジュアルがプレゼンテーションの目的を補助することが保証されます。

下の例を見れば分かるように、素晴らしいプレゼンテーションは、プレゼンテーションを通してどんなことが学べるのか(核の考え)を明確に示し、すぐに事実(補助のための情報)を提示し始めます。

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明瞭で一貫性があり、それでいてインパクトもあって簡単についていけるような、価値のあるプレゼンテーションを作るためには、一つの考え・メッセージを中心に構成を考えましょう。

  1. 核の考えを補助しない情報は切り捨てる

次に、その核の考えを使って、不必要な情報を切り捨てましょう。

一番伝えたい考えに直接的な関係がのないものや、繰り返し同じことを言っているような部分を全て削いで行くことが理想的です。

このように余計な詳細を省くことで、すぐに忘れてしまうような文章的なスライドを:

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最小限の文字数で記憶の残るものに変身させることができます:

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余分な詳細を省くためチェックリストがこちら:

不要なもの:

  • 詳細な説明
  • 背景の情報
  • トリビア・クイズ
  • 回りくどい言い回し
  • 一般常識の説明

必要なもの:

  • 納得を促す事実や図
  • 実例
  • 印象的な格言

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簡単そうに思えるかもしれませんが、あなたがプレゼンテーションをする内容に興味があればあるほど、余計な詳細を入れたくなってしまい、難しくなるものです。文字数を制限するために、上のチェックリストを参考にしてみてください。

3. 文字は繰り返すためではなく、強調をするために使う

ナンシー・デュアルテ(プレゼンテーションの指導者)によると、良いプレゼンテーションは一つのスライドの解読にかかる時間が6秒以下なのだそうです。

オーディエンスはスライドにある全ての文字を読もうとする傾向があるので、文字数は最小限でないといけません。スライドの文字数は、伝えたい考えをサポートしつつ、オーディエンスの集中力が切れない程度がベストです。

絶対にやってはいけないのは、声にするであろうことを一言一句スライドに書き出すことです。もしスライドに書く文に頼ってプレゼンテーションの内容を覚えようとしているのなら、余計な情報を詰め込みたい気持ちをぐっとこらえてください。代わりに、Venngageのスピーカーノートのようなツールを使って、話の要点だけをハイライトしましょう。 これらの要点はプレゼンテーションとともにPowerPointにインポートできますし、オーディエンスには表示されずに、あなただけが見ることができます。

Speaker notes by Venngage

 

スライドの文は、言うこと強調するためだけに使いましょう。下のプレゼンテーションのデザインのように、長い文章は形容詞や冠詞を省いて言い換え、箇条書きや短い文にまとめましょう。

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引用文や重要な数字などを抜き出し、それぞれのスライドの着目点にしましょう。

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4. 一つのスライドにつき一つの留意点を作る

先ほど書いたように、オーディエンスは一つのスライドに情報量が多すぎると混乱してしまいます。

オーディエンスを圧倒してしまわないように、内容を分散させて、一つのスライドにつき伝えたい点は一つに絞りましょう。

一つのスライドの情報量を一つの考えに制限することで、オーディエンスの注意を一番伝えたいことにだけ集めることができます。

私が一番好きなのは、下のプレゼンテーションスライドのように、いくつかのキーワードを使って話していることの核心を表現する方法です。

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こうすることによって、視覚的な情報がメインになります。

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このように、スライド一つにつき一つの事実を提示するためだけに文字を利用することで、確実に印象を残すことができるでしょう。

他にも、Officevibeによる人気のプレゼンテーションのように、重要な統計結果を全面に出すことによって、それを視覚的な集中点にするやり方などがあります。

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プレゼンテーションのスライドはかなりの数になるかもしれませんが、全く問題はありません!

数々のプロフェッショナルの方とお話をさせていただいた中で、マネジメントチームの指示でプレゼンテーションのスライドの数を限られている人が数多くいました(大体30分間のプレゼンテーションで10枚から15枚程度のスライド)。

私に言わせれば、このアプローチは完全に間違っています。私の考えでは、一枚のスライドに時間をかければかけるほど、オーディエンスの関心は離れていくのです。

 

経験則として、最低でもプレゼンテーションの分数と同じ数のスライドを用意すると良いでしょう。

一つのスライドにつき一つのメッセージに留めれば、スライドの数はいくつでも良いのです(下にある長めのプレゼンテーションテンプレートを参照)。

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5. 各スライドの要点を視覚的に表現して強調する

各スライドにつき一つの留意点を作るのと同じくらい大事なのが、その留意点を強調する視覚的な補助があるということ。

ユニークなグラフィック(視覚的補助)はあなたのメッセージをより記憶に残るものにします。

グラフィックは余計な文字数を省くためにも利用できます。

情報をグループ化し、統合することで、タイムラインなどの視覚的なフレームワークとしてグラフィックを追加することができます:

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またはフローチャートやファネルに:

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もしくは、下のモダンなプレゼンテーションデザインのように、単純なコンセプトをアイコンを使って表現するなど。アイコンの色を統一すると、すっきりと洗練されたデザインになります。

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もしくは下のプレゼンテーションテンプレートのように、アイコンの色を揃えなくても良いデザインは作れます。その場合、必ず補色を使って、アイコンのスタイルを統一することを忘れずに(あるスライドではなめらかでモダンなアイコンを使い、他のスライドでイラスト風のアイコンを使うことなどといったことがないように注意してください)。

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オーディエンスに覚えておいて欲しいデータやトレンドがある場合、彼らがその内容を忘れないように、チャートやデータの視覚化を利用することを検討してみてください。自信に満ちた演説と効果的な視覚化が組み合わされば、強い印象を与え、伝えたいメッセージをオーディエンスの心に響かせることができます。

私が個人的に特に気に入っている(プロのデザイナーが作った)プレゼンテーションの中でも、この「キーメッセージプラスヴィジュアル」のコンセプトが色濃く出ていて、どうしても無視できないようなスライドデッキがあります。

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ソース

このコンセプトを適用する時は、クオリティーの悪いストック画像を使ってしまうトラップにははまらないように注意してください。関連性が低かったり、あまり考えずに選んだヴィジュアルを使ってしまうのは楽かもしれませんが、あなたを痛い目に合わせることになります。

下にあるのはストック画像を効果的に使っている例です。これらの画像は直接的ではありませんがしっかりとテーマに沿っていて、楽しく鮮やかなアイコンでカスタマイズされ、ワクワクするような雰囲気になっています。

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まとめると、プレゼンテーションのスライドデッキに内容を要約するための最も重要な5つのポイントは:

  1. 核の考えを一つ特定し、その考えの周りを固めていくようにプレゼンテーションをデザインする
  2. 核の考えを補助しない内容は省く
  3. 文字は考えを繰り返すためではなく、強調するために使う
  4. 各スライドにつき一つの留意点を作る
  5. 各スライドの要点を強調させるために視覚的な補助を使う

さらにインパクトのあるスライドデッキを作るためのプレゼンテーションデザインのコツ

プレゼンテーションの内容とグラフィックデザインは調和を保っていなければなりません。

文字やグラフィックが、ただテンプレートにはめられただけのように見えてしまうのは良くありません。スライドのフォーマットやデザインは、オーディエンスが内容を理解するための補助として機能していることが理想的です。

 

GIPHYより

ここからは、あなたのプレゼンテーションスライドのデザインをさらに効果的にするために使える、幾つかのシンプルな方法を紹介していきます。

1. 「足場を組む」スライドを定期的に挟み、オーディエンスの関心を失わないようにする

スライドの数が多い場合は特に、オーディエンスがプレゼンテーションの内容についていけなくなり、集中力が切れてしまいがちです。

しかし幾つかのスライドごとに「足場を組む」スライドを入れておくことで、オーディエンスの関心を保つことができます。このようなスライドは定期的に現れ、大きなセクションの始まりと終わりを示してくれます。

その中でも中心となる「足場スライド」は、タイトルページか導入部分のすぐ後に入れるアジェンダです。このアジェンダは、プレゼンテーション内の主なセクションの概要欄となります。

それぞれのセクションのはじめに繰り返しアジェンダを見せ、下の例のように、そのセクションのタイトルだけを強調しましょう。

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こうすることによってプレゼンテーションの進行具合がわかりやすく伝わるので、オーディエンスの集中力が切れることを防ぐ効果があります。

他にも同様の効果が得られるのが、セクションに番号を振って各スライドに表示する方法です。もしくは、進行状況を示すプログレスバーをスライドの下部に表示しておくのも一つの手です。ただ、メインの内容から注意がそれてしまうほど目立たせることがないように、注意してください。

 

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2. 文字のサイズや太さ、色を調節して強弱を付ける

どのスライドにも、視覚的に注目を集めるポイントが必要です。パッと見た瞬間に目を引く何かが。

そしてそのポイントは、数字やキーワード、もしくはそのスライドのタイトルなど、各スライドの最重要点にしましょう。

 

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ソース

スライドの中の要素のサイズ、太さ、そして色を調節することで、視覚的な注目点を作ることができます。大きく、鮮やかで、太い要素はオーディエンスの目を引き、小さく薄い要素は背景と同化しやすい傾向があります。

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このテンプレートを入手する
 

上のプレゼンテーションテンプレートでわかるように、このテクニックは特に、長めの文の中のキーワードに注目を集めたい時に効果を発揮します。大体10文字以上の文をスライドに含める場合、このテクニックを使うと良いでしょう。

さらにオーディエンスの注意を引きたいなら、下のようなコントラストの高い色彩を使ってみましょう。

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プレゼンテーションのフォントを選ぶ時には、このテクニックを頭に入れておいてください。それは、「レギュラー」の書体と「ボールド」の書体の違いがハッキリしているフォントを選ぶこと。 Source Sans Pro, Times New Roman, Montserrat, Arvo, Roboto, Open Sansなどはどれもその条件に当てはまります。

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サイズや太さ、色を調節することでスライド内に注目点を作る上で、最後に覚えておいて欲しいのは、あまりたくさんの言葉を強調しないということです。

全てが強調されているということは、何も強調できていないのと同じことです。

3. 一貫性のあるデザインでオーディエンスの集中力を保つ

オーディエンスは一貫性のないデザインにいち早く気づき、そちらへ注意がそれてしまいます。 結果として、散らかっていてまとまりのないスライドデッキは、注意力が散漫なオーディエンスを生んでしまいます。

デザインのチョイス(特にフォントや色)は、必ずスライドデッキ全てに同じものを適用させましょう。一番避けたいのは、オーディエンスがプレゼンテーションの内容より先にデザインのチョイスに注目してしまうことです。

下のスタイルガイドのように、デッキを作成する前にカラーパレットや文字の階層を作ってまとめておくことで、デザインの一貫性を保つことができるでしょう:

 

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文字のサイズを調節して何とか長い文をスライドに収めたくなる気持ちはわかりますが、ぐっとこらえてください!スライドに収まりきらないような文は、どちらにせよ、複数のスライドに分割する方が良いデザインになります。

忘れないでください。一貫性のあるデザインは、つまらないわけではありません。こちらのソーシャルメディアマーケーティングのために作られたプレゼンテーションは、一貫性とクリエイティビティーのバランスを保つために、鮮やかな色彩をバラエティに富んだ三分割や二分割のレイアウトに適用しています。

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4. プレゼンテーションテンプレートを使ってスムーズに取り掛かる

自分のプレゼンテーションを一から作るのは少し気が重いですよね。 幸い、私も所属するVenngageのチームが、何百ものプロフェッショナルなプレゼンテーションのテンプレートを用意しています。ここまでで紹介したデザインのポイントを簡単に適用し、文字ばかりの、オーディエンスが飽きるようなスライドデッキとは無縁なプレゼンテーションが作れますよ。

結論

オーディエンスは文字が詰め込まれたスライドデッキのプレゼンテーションなんて見たくありません。余計な文字数はオーディエンスとのコミュニケーションに悪影響を与えるだけです。

文章を要約し、視覚的な注目点を作ったスライドで、もっと楽しくて記憶に残る、印象的なプレゼンテーションをデザインすることができます。

 

 

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